Professional | Friendly | Local

Bilingual Service

Ammanford 01269 592 658

Llandeilo 01558 822 222

Carmarthen 01267 233 999

1. Ein Polisi
Rydym wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cyfreithiol o’r radd flaenaf i’n holl gleientiaid ymhob maes o’r gyfraith yr ydym yn ei arfer. Os bydd rhywbeth yn mynd o’i le mae’n bwysig eich bod yn tynnu ein sylw ato. Bydd hyn yn ein helpu i wella ein safonau.

2. Ein Gweithdrefn
Os oes gennych gŵyn gofynnwn i chi ysgrifennu atom, anfon e-bost atom neu ein ffonio gan nodi manylion y gŵyn.

3. Beth fydd yn digwydd nesaf?
(a) Byddwn yn anfon llythyr atoch yn cydnabod eich cwyn a byddwn yn gofyn i chi gadarnhau’r manylion a nodir neu eu hesbonio. Byddwn hefyd yn nodi enw’r person a fydd yn ymdrin â’ch cwyn. Gallwch ddisgwyl derbyn llythyr o fewn 3 diwrnod gwaith i ddyddiad cyflwyno’r gŵyn.

(b) Byddwn yn cofnodi eich cwyn ar ein cofrestr ganolog a byddwn yn agor ffeil ar wahân ar ei chyfer. Byddwn yn gwneud hyn o fewn diwrnod i dderbyn eich cwyn.

(c) Byddwn yn cydnabod eich bod wedi ymateb i’n llythyr cydnabod a hefyd yn cydnabod beth fydd yn digwydd nesaf. Gallwch ddisgwyl clywed oddi wrthym o fewn 2 ddiwrnod gwaith i’ch ymateb.

(d) Byddwn yna’n dechrau ymchwilio i’ch cwyn. Bydd y camau canlynol yn cael eu cymryd fel rheol:

• Byddwn yn anfon eich cwyn at Mrs Susan Howell, ein Partner Gofal Cleientiaid o fewn 3 diwrnod gwaith.

• Bydd Mrs Howell yn gofyn i’r aelod o staff a fu’n gweithredu ar eich rhan ymateb i’ch cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith.

• Bydd Mrs Howell yn archwilio eu hymateb a’r wybodaeth sydd o fewn eich ffeil. Os bydd angen, bydd Mrs Howell hefyd yn siarad â’r enillwr ffi a wnaeth ymdrin â’ch achos. Gallai hyn gymryd hyd at 3 diwrnod gwaith o ddyddiad derbyn eu hymateb a’r ffeil.

• Bydd Mrs Howell yn eich gwahodd i gyfarfod â hi er mwyn trafod y mater a cheisio datrys y gŵyn. Bydd Mrs Howell yn gwneud hyn o fewn 3 diwrnod gwaith.

• O fewn 3 diwrnod gwaith i ddyddiad y cyfarfod bydd Mrs Howell yn ysgrifennu atoch er mwyn cadarnhau’r hyn a drafodwyd ac unrhyw atebion y cytunwyd arnynt â chi. Os nad ydych yn dymuno mynychu cyfarfod, neu os na allwch fynychu cyfarfod, bydd Mrs Howell yn anfon ymateb manwl ynghylch eich cwyn. Bydd yr ymateb yn cynnwys ei hawgrymiadau o safbwynt datrys y mater. Bydd yn gwneud hyn o fewn 5 diwrnod gwaith i ddyddiad cwblhau ei hymchwiliad.

• Os ydych yn parhau’n anfodlon gallwch ysgrifennu atom eto. Mewn sefyllfa o’r fath byddwn yn trefnu i adolygu ein penderfyniad. Bydd hyn yn digwydd trwy un o’r dulliau canlynol:

• Bydd un o bartneriaid eraill y cwmni yn adolygu penderfyniad Mrs Howell o fewn 10 diwrnod gwaith.

• Byddwn yn eich gwahodd i gyfarfod cyfryngu annibynnol o fewn 4 diwrnod gwaith. Byddwn yn rhoi gwybod i chi beth fydd hyd y broses hon.

  1. Byddwn yn eich hysbysu ynghylch canlyniad yr adolygiad o fewn 5 diwrnod gwaith i ddyddiad cwblhau’r adolygiad. Byddwn yn ysgrifennu atoch bryd hynny gan gadarnhau ein safbwynt terfynol ynghylch eich cwyn ac yn esbonio’r rhesymau. Os na fyddwch yn fodlon â’r modd yr ydym wedi ymdrin â’ch cwyn gallwch ofyn i Swyddfa’r Ombwdsmon Cyfreithiol ystyried eich cwyn – BLWCH POST 6806, Wolverhampton, WV1. Gallwch eu ffonio ar 0300 555 0333 ac anfon e-bost atynt enquiries@legalombudsman@org.uk. Mae’n rhaid cyfeirio cwyn at yr Ombwdsmon o fewn 6 mis i ddyddiad ein hymateb terfynol.
  2. Os bydd yn rhaid i ni newid unrhyw un o’r amserlenni uchod byddwn yn rhoi gwybod i chi ar unwaith ac yn esbonio’r rhesymau am hyn.